O principal objetivo da gestão de estoques consiste em evitar o excesso ou a falta de suprimentos para produção e vendas, bem como evitar os extravios de estoques.

O excesso de estoques acarreta diversos problemas para a empresa, em termos tanto de custos (maiores espaços, seguros, cuidados, etc.) quanto de perdas financeiras (dinheiro parado). Por outro lado, a insuficiência representa problemas para o processo produtivo (paradas de produção, aumento do tempo de produção, queda de produtividade) e problemas de vendas (redução de vendas, insatisfação de clientes, etc.) tudo isso reduz a lucratividade da empresa.

Embora a gestão de estoques seja uma tarefa bastante trabalhosa – tanto pela variedade de itens comercializados, como ocorre nas empresas varejistas, quanto pela quantidade de informações necessárias à gestão.

Alguns controles e procedimentos simples facilitam essa gestão:
Controle físico e financeiro de estoques (já mencionado anteriormente);
Política de compras (mencionada para elaboração do fluxo de caixa);
Análise comparativa: estoque atual x estoque desejado (já mencionada no cálculo da necessidade de capital de giro);
Análise comparativa: estoque atual x valores a pagar aos fornecedores;
Custo econômico dos estoques excedentes;
Armazenagem e arrumação adequada dos produtos;

Para melhorar a gestão de estoques, em primeiro lugar analise os seguintes dados:

(*) Refere-se aos dados da Malharia Alfa.
(**) Sugerimos que você mantenha dados de vários meses para comparar as diferenças mensais entre o valor dos estoques e o total a pagar aos fornecedores.

Esse histórico de dados possibilita-lhe desenvolver ações para melhorar a gestão de estoques.
Os dados de estoques da malharia Alfa indicam:
Que a empresa tem estoque excedente no valor de R$16.900,00;
R$12.000,00 de estoques são financiados com recursos próprios ou empréstimos bancários
(R$54.000,00 – R$42.000,00), comparando o valor total do estoque e os valores a pagar aos fornecedores.

Para as empresas que têm aperto de caixa e precisam recorrer a bancos para pagar seus compromissos em dia, a situação desejada é que os estoques sejam financiados pelos fornecedores, ou seja, o total dos estoques não deve ser maior que o valor a pagar aos fornecedores. Quando o valor do estoque é financiado pelos fornecedores, significa que a empresa não precisa de capital de giro para financiar estoques.

Se o objetivo da empresa é manter os estoques necessários às suas operações financiadas pelos fornecedores, então, o prazo médio de estocagem deve ser menor ou igual ao prazo médio de pagamentos aos fornecedores.
Outra informação importante para você aperfeiçoar a gestão de estoques será avaliar o custo econômico do estoque excedente.

O estoque excedente representa a diferença entre o valor do estoque da situação atual e o valor do estoque da situação desejada.

Para a Malharia Alfa, verificamos que o valor do estoque excedente foi de R$12.000,00
(R$54.000,00 – R$42.000,00), conforme calculado anteriormente.
De modo geral, as empresas do comércio varejista trabalham com grande variedade de produtos. Essa variedade de itens torna a gestão de estoques bastante complexa e invariavelmente provoca estoque excedente. O valor do estoque excedente representa a principal causa de estrangulamento financeiro, ou seja, aperto de caixa.
O custo econômico dos estoques excedentes indica quanto a empresa deixa de ganhar ao manter estoques acima dos níveis desejados. O cálculo anual desse custo, representado a seguir, é relativamente simples. Para fazê-lo, precisamos estimar uma taxa de juros que a empresa conseguiria aplicar em seu negócio.
Um exemplo seria usar a taxa de desconto que você conseguiria junto aos fornecedores pelas compras à vista.

O estoque excedente é a diferença entre a situação real e a situação ideal
(R$126.750,00 – R$78.000,00) = R$48.750,00.
Isso significa que a empresa tem R$48.750,00 investidos em estoques sem necessidade, ou seja, esse dinheiro está parado. Se esse valor está parado, a empresa deixa de ganhar, pois, se tivesse esses recursos disponíveis, ela poderia utilizá-los para obter descontos em compras à vista ou, então, financiar os clientes que precisam de prazos maiores, evidentemente cobrando juros nessas vendas e, com isso, terá condições de aumentar as vendas e os lucros do negócio.
Admitindo que a empresa consiga aplicar os recursos excedentes (R$48.750,00) a taxa de 3,0% ao mês (que equivale a 42,5% ao ano), então o custo econômico do estoque excedente será:

O resultado indica que a empresa deixou de ganhar R$20.719,00 por ano, devido à manutenção de estoque excedente. Em outras palavras, a empresa joga pelo ralo R$20.719,00 por ano, por causa da deficiência da gestão de estoques.
Mantendo essa política de estoques excedentes, imagine o quanto a empresa jogará pelo ralo, ao final de três anos. Pense nisso!

Hora de praticar.
Para melhorar a gestão de estoques da sua empresa/negócio, comece fazendo as seguintes análises:

Se o montante de estoque encontrado na situação (1) for maior que o valor encontrado na situação (2), então a diferença encontrada representa o valor do estoque excedente.

Se o valor da diferença for negativo, significa que a empresa não tem estoques excedentes, ou seja, a gestão de estoques é bastante eficiente, e não existem recursos jogados pelo ralo.

Se a empresa está operando constantemente com aperto de caixa e recorre a empréstimos bancários, verifique se esse aperto financeiro não é decorrente de estoques excedentes.

Avalie se, em seu ramo de atividade, é interessante promover uma liquidação de estoques. Se isso for possível, baixe os preços e faça dinheiro com os produtos que estão parados no estoque. Essa medida possibilita aumentar as vendas, e o mais importante, você venderá produtos que não precisam de reposição, ou seja, entrará dinheiro novo no caixa.

Eis alguns exemplos, citando os principais, de alguns setores/ramos de atividades em que você pode promover uma liquidação dos estoques parados: alimentos e bebidas, artigos de vestuário, móveis e artigos de decoração, jóias e relógios, eletrodomésticos, produtos de higiene e limpeza, presentes e papelaria.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

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