Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Este Post está dividido em duas partes. Nesta primeira parte iremos abordar
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Na segunda parte:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram a prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

Qual é o valor total a receber dos clientes?
Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
Qual é o montante em atraso?
Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.
Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.

Controle Diário de Caixa:
Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.
A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
Controlar os valores depositados em bancos;
Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis;
Controlar e analisar as despesas pagas;
Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Controle Bancário:
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta
(tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone,
entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer;
a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes,
inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

Controle Diário de Vendas:
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à
vista foram registrados no caixa);
Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Dar informações para compras e fluxo de caixa.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

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Leia também:
Organizando os Controles Financeiros – Parte 2