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Organizando os Controles Financeiros – Parte 2

Na parte 1 deste Post abordamos os itens abaixo:
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Nesta segunda parte iremos abordar:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Controle de Contas a Receber:
Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:
Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes;
Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.

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Obs.: Quando o cliente não pagar na data do vencimento, como foi o caso da Criativa, verifique o histórico do cliente (controle individualizado – modelo: Anexo 4A), para analisar as providências que deverão ser tomadas.

Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética.

Essa organização fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e vendas. Tal procedimento fornece dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras.

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Obs.: Preparamos somente um modelo do controle individual de clientes. Na sua empresa, você precisa preencher uma ficha para cada cliente.

Controle de Contas a Pagar:
Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros.
Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana,
quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens:
Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

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Obs.: Quando a empresa não conseguir pagar todos os compromissos em determinado dia, negocie um novo prazo de pagamento junto ao credor e reprograme a data do pagamento.

Controle Mensal de Despesas:
Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até, a tomada de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados.

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Controle de Estoques:
Controlando os estoques existentes na sua empresa, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque.
O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
O montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
As quantidades em cada item de estoque;
A quantidade e custo das mercadorias vendidas;
Os estoques sem movimentação;
A necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.

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REFLEXÕES:
A sua empresa já tem controles financeiros? Se você já mantém esses controles organizados e atualizados, e faz uso deles para tomada decisões, parabéns!
Mas, se você ainda não controla as finanças de sua empresa de forma adequada, chegou o momento de organizar os controles financeiros. Eles serão úteis para as decisões empresariais.
Será que podemos tomar decisões acertadas sem informações confiáveis?
Pense nisso!
Os controles que você começou a praticar são de fundamental importância para o dia a dia da empresa. Podemos dizer que as informações geradas com esses controles representam o primeiro estágio para a gestão do capital de giro.
Nas empresas de pequeno porte, quando conseguimos administrar o capital de giro de maneira eficiente resolvemos basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Software para Controle Financeiro:

Recomendamos que clique aqui e conheça o Software de Controle Financeiro desenvolvido pela empresa ControleNaNet. Este software permite o Controle das contas a pagar, contas pagas, contas a receber, contas recebidas e fluxo de caixa.

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Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Este Post está dividido em duas partes. Nesta primeira parte iremos abordar
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Na segunda parte:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram a prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

Qual é o valor total a receber dos clientes?
Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
Qual é o montante em atraso?
Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.
Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.

Controle Diário de Caixa:
Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.
A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
Controlar os valores depositados em bancos;
Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis;
Controlar e analisar as despesas pagas;
Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

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Controle Bancário:
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta
(tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone,
entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer;
a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes,
inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

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Controle Diário de Vendas:
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à
vista foram registrados no caixa);
Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Dar informações para compras e fluxo de caixa.

post10Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Software para Controle do Movimento do Caixa:

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O Fechamento pode ser feito por qualquer período e possui
Relatórios e Gráficos, diários, mensais ou anuais.

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Leia também:
Organizando os Controles Financeiros – Parte 2

O Que é Capital de Giro?

Capital de giro significa o capital necessário para financiar a continuidade das operações da empresa, como recursos para financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), recursos para manter estoques, recursos para pagamento aos fornecedores (compras de matéria-prima ou mercadorias de revenda), pagamento de impostos, salários e demais custos e despesas operacionais.

Podemos observar, conforme o próprio nome indica, que o capital de giro está relacionado com todas as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, como se fosse o sistema circulatório no corpo humano.
Se o capital de giro está relacionado com as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, podemos concluir que:

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A interpretação das situações acima nos leva a determinar em quais contas a empresa precisa aplicar recursos e de que contas a empresa obtém recursos para financiar o capital de giro.

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Um conceito importante para entendimento do capital de giro está relacionado à Necessidade de Capital de Giro.

A Necessidade de Capital de Giro indica o montante de recursos que a empresa precisa para financiar suas operações, ou seja, o valor dos recursos que a empresa precisa para que seus compromissos sejam pagos nos prazos de vencimento.

A Necessidade de Capital de Giro representa a diferença entre o montante de recursos aplicados em capital de giro (I) menos o total dos recursos que a empresa consegue para financiar o capital de giro (II)

COMO CALCULAR A NECESSIDADE DE CAPITAL DE GIRO?

Existem diversos métodos que levam ao mesmo resultado. Por isso, vamos optar por um método simples e de fácil compreensão, como foi o método adotado pela Malharia Alfa.

A Malharia Alfa é uma confecção de pequeno porte, que produz diversos artigos para vestuário feminino e mantém estoques para pronto atendimento aos seus clientes.

Nos últimos dois anos, para pagar os compromissos em dia, a empresa vem tomando empréstimos bancários. Preocupado com tal situação, o Sr. Fonseca, proprietário da empresa, decidiu levantar a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa.

Ele tomou como base os dados dos controles internos: controles de contas a receber, controle de estoques e controles de contas a pagar.
Os dados levantados pelo Sr. Fonseca foram:

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Na situação levantada, a Malharia Alfa precisa de R$100.500,00 para pagar seus compromissos
em dia, ou seja, a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa é de
R$100.500,00.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Para finalizar gostaria de indicar vários controles financeiros que podem ser testados gratuitamente para controlar seus negócios.
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Modelo Prático de Fluxo de Caixa

Fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira, que projeta para períodos futuros todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa, indicando como será o saldo de caixa para o período projetado.
No caso das empresas de pequeno porte, a projeção do fluxo de caixa para um período de quatro a seis meses é tempo suficiente para a gestão do capital de giro. Ressaltamos que, quando falamos num período de quatro a seis meses, significa que, ao final de cada mês, projetam-se novamente os períodos seguintes, de modo que sempre teremos informações para um horizonte de quatro a seis meses.

É DIFÍCIL PREPARAR O FLUXO DE CAIXA?
Para as empresas que têm os controles financeiros bem organizados, a preparação do fluxo de caixa é fácil.
Entretanto, se a empresa ainda não tiver controles de forma organizada, é bastante provável que, nos três primeiros meses, o fluxo de caixa ainda não seja um documento confiável, porque algumas projeções ficarão ou superestimadas, ou subestimadas, alguns custos ou despesas não terão sido previstos. Se isso lhe acontecer, não fique frustado:
primeiro é preciso organizar-se para ter dados confiáveis.
As seguintes informações ou estimativas para o período de tempo definido (três, quatro ou seis meses) serão necessárias para a preparação do fluxo de caixa:

4.1 Previsão de vendas e os respectivos prazos de recebimentos.
4.2 Previsão das compras e os respectivos prazos de pagamento aos fornecedores.
4.3 Levantamento dos valores a receber dos clientes, das vendas já realizadas.
4.4 Levantamento dos compromissos a pagar aos fornecedores e pagamento de despesas operacionais mensais.
4.5. Levantamento das disponibilidades financeiras existentes.
Considerando que a Malharia Alfa tem as informações básicas, citadas anteriormente,então vamos preparar três planilhas para nos auxiliar nesta tarefa

Planilha para a projeção do Fluxo de Caixa

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Planilhas auxiliares: uma para projeção dos recebimentos das vendas a prazo
e outra para projeção de pagamentos aos fornecedores .

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De posse dessas planilhas e, admitindo que desejamos preparar um fluxo de caixa para os próximos quatro meses, vamos organizar os dados e transportá-los para as planilhas.

4.1 PREVISÃO DE VENDAS E OS RESPECTIVOS PRAZOS DE RECEBIMENTOS
Qual será o valor das vendas para os próximos quatro meses?
Se sua empresa já trabalha com a previsão estabelecendo as metas de vendas, sua tarefa torna-se mais simples: basta calcular o valor que sua empresa espera vender nos meses seguintes.
Caso contrário, considere as vendas realizadas no mesmo período do ano anterior como ponto de partida.
Com base nas vendas passadas e expectativas de crescimento, é possível projetar futuros negócios.

Exemplo – previsão de vendas:
Mês 1 e 2 = R$60.000,00/mês; mês 3 = R$75.000,00 e mês 4 = R$69.000,00.
Condições de recebimentos das vendas: 10% à vista; 40% com 30 dias; 40% com 60
dias; 10% com 90 dias.
Com base nessas informações, você prepara a previsão dos recebimentos das vendas, ou seja, o período (dia, semana, mês) em que os recebimentos das vendas ingressarão no caixa da empresa.
Para preparar a previsão dos recebimentos, vamos elaborar a planilha auxiliar para Previsão de Recebimentos.

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4.2 PREVISÃO DE COMPRAS E OS RESPECTIVOS PRAZOS DE PAGAMENTO AOS FORNECEDORES
Utilizando as informações da Malharia Alfa, sabemos que o custo das matérias-primas representa 35% do valor das vendas.
Os prazos para pagamentos aos fornecedores serão: 30% à vista; 20% com 60 dias;
40% com 90 dias; 10% com 120 dias.
Em primeiro lugar, precisamos calcular a previsão ou metas de compras mensais:

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É importante você ficar atento quanto ao montante de compras a ser efetuado. De modo geral, as compras têm relação direta com a quantidade a ser produzida ou total de vendas.
Para evitar que a empresa fique com estoque excedente, as metas de compras não
devem ultrapassar a previsão de consumo, ou seja:
Consumo de matérias-primas para as indústrias ou serviços;
Custo das mercadorias vendidas (CMV) para o comércio.
Estabelecida a meta de compras, e conhecendo os prazos para pagamento aos fornecedores, o próximo passo será elaborar a planilha auxiliar para calcular o pagamento das compras.

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4.3 LEVANTAMENTO DOS VALORES A RECEBER DE CLIENTES
Se a empresa vende a prazo, como é o caso da Malharia Alfa, então ela tem valores a receber de seus clientes.
Os controles de contas a receber fornecerão as informações para o fluxo de caixa, ou seja, os valores do contas a receber serão levados para a planilha do fluxo de caixa.

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Se parte da sua clientela costuma atrasar os pagamentos, então, procure descobrir esse índice de atraso (inadimplência), para que sua previsão de recebimento não fique furada.
Caso constem nos controles de contas a receber valores já vencidos e de difícil recebimento, não os inclua no fluxo de caixa, pois isso resultará numa previsão irreal, já que dificilmente aqueles créditos serão recebíveis.
Se a empresa já descontou cheques pré-datados ou duplicatas no banco, então esses
valores já foram recebidos. Considere somente os valores que efetivamente entrarão no caixa da empresa.

4.4 LEVANTAMENTO DOS COMPROMISSOS A PAGAR
De maneira similar ao tópico anterior, levante, por meio dos controles de contas a pagar os compromissos que a empresa tem com fornecedores, impostos, financiamentos e as despesas operacionais que ocorrem todos os meses, como folha de pagamento, encargos mensais sobre a folha de pagamento, aluguel, energia, telefone, retiradas dos sócios, serviços de contabilidade, para citar os principais.

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4.5 LEVANTAMENTO DAS DISPONIBILIDADES FINANCEIRAS EXISTENTES
Na data da preparação do fluxo de caixa, levante as disponibilidades financeiras da empresa, como dinheiro em caixa, cheques para depósitos, aplicações financeiras de resgate imediato, outras aplicações de curto prazo.
Na preparação do fluxo de caixa, o total das disponibilidades existentes será o saldo
inicial de caixa.
Para a Malharia Alfa, o Sr. Fonseca verificou que as disponibilidades financeiras à época da elaboração do fluxo de caixa foi de R$4.250,00.
Verificamos que o Sr. Fonseca já preparou todos os dados necessários para o fluxo de caixa. Agora, a tarefa dele será digitar os dados na planilha, e em pouco tempo ele terá a projeção de caixa da Malharia Alfa.

post125Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

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A Importância do Controle Financeiro

A maioria das pessoas acha que o mais importante para o sucesso de um negócio é vender.

Porém vender não assegura a sobrevivência da empresa. As empresas fecham não por falta de vendas, mas por falta de dinheiro. Ocorre que muitas vezes por descontrole as despesas superam as receitas e com o acúmulo do prejuízo o negócio acaba.

Esta situação acontece tanto com as empresas como também com as pessoas, que quando gastam mais do que ganham entram em processo de inadimplência.

É uma situação muito comum e que pode ser facilmente evitada utilizando-se um software de controle que emita o fluxo de caixa.

Estes softwares permitem o cadastro das contas a pagar e receber. Com estes dados é possível emitir o fluxo de caixa que nada mais é do que o cruzamento do que temos a pagar e a receber ao longo dos próximos meses.
Através destes gráficos é possível prever a sobra ou a falta de dinheiro em um período futuro.

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Atualmente muitas empresas e profissionais estão migrando para esta modalidade de controle.
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No próximo boletim informativo, estaremos trazendo mais dicas para você.

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