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Organizando os Controles Financeiros – Parte 2

Na parte 1 deste Post abordamos os itens abaixo:
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Nesta segunda parte iremos abordar:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Controle de Contas a Receber:
Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:
Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes;
Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.

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Obs.: Quando o cliente não pagar na data do vencimento, como foi o caso da Criativa, verifique o histórico do cliente (controle individualizado – modelo: Anexo 4A), para analisar as providências que deverão ser tomadas.

Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética.

Essa organização fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e vendas. Tal procedimento fornece dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras.

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Obs.: Preparamos somente um modelo do controle individual de clientes. Na sua empresa, você precisa preencher uma ficha para cada cliente.

Controle de Contas a Pagar:
Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros.
Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana,
quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens:
Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

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Obs.: Quando a empresa não conseguir pagar todos os compromissos em determinado dia, negocie um novo prazo de pagamento junto ao credor e reprograme a data do pagamento.

Controle Mensal de Despesas:
Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até, a tomada de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados.

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Controle de Estoques:
Controlando os estoques existentes na sua empresa, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque.
O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
O montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
As quantidades em cada item de estoque;
A quantidade e custo das mercadorias vendidas;
Os estoques sem movimentação;
A necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.

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REFLEXÕES:
A sua empresa já tem controles financeiros? Se você já mantém esses controles organizados e atualizados, e faz uso deles para tomada decisões, parabéns!
Mas, se você ainda não controla as finanças de sua empresa de forma adequada, chegou o momento de organizar os controles financeiros. Eles serão úteis para as decisões empresariais.
Será que podemos tomar decisões acertadas sem informações confiáveis?
Pense nisso!
Os controles que você começou a praticar são de fundamental importância para o dia a dia da empresa. Podemos dizer que as informações geradas com esses controles representam o primeiro estágio para a gestão do capital de giro.
Nas empresas de pequeno porte, quando conseguimos administrar o capital de giro de maneira eficiente resolvemos basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Software para Controle Financeiro:

Recomendamos que clique aqui e conheça o Software de Controle Financeiro desenvolvido pela empresa ControleNaNet. Este software permite o Controle das contas a pagar, contas pagas, contas a receber, contas recebidas e fluxo de caixa.

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Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Este Post está dividido em duas partes. Nesta primeira parte iremos abordar
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Na segunda parte:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram a prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

Qual é o valor total a receber dos clientes?
Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
Qual é o montante em atraso?
Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.
Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.

Controle Diário de Caixa:
Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.
A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
Controlar os valores depositados em bancos;
Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis;
Controlar e analisar as despesas pagas;
Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

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Controle Bancário:
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta
(tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone,
entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer;
a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes,
inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

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Controle Diário de Vendas:
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à
vista foram registrados no caixa);
Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Dar informações para compras e fluxo de caixa.

post10Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Software para Controle do Movimento do Caixa:

Recomendamos que clique aqui e teste gratuitamente o Software de Movimento do Caixa desenvolvido pela empresa ControleNaNet. Este software permite o Controle Total do Caixa, possui Plano de Contas Flexível e permite efetuar Lançamentos Retroativos.
O Fechamento pode ser feito por qualquer período e possui
Relatórios e Gráficos, diários, mensais ou anuais.

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Leia também:
Organizando os Controles Financeiros – Parte 2

Quem Cobra Rápido Recebe Primeiro

Ninguém está isento de inadimplência por parte dos bons e maus pagadores.
Todos já nos deparamos com situações, onde vendemos algum produto ou serviço e não recebemos conforme previsto.

Pode ter sido o recebimento de notas promissórias, duplicatas, cartões, pendências de prestação de serviço e mão de obra, carnês, cheques sem fundos ou sustados, etc.

E quando isso acontece a solução é partir para a cobrança.

Cobrar dívidas atrasadas é uma missão que exige conhecimento. O índice de inadimplência em grandes empresas normalmente é baixo, porque além da análise
de risco na concessão do crédito, também existe um departamento de cobrança que trabalha com profissionalismo.

E quando se trata de receber, a primeira coisa que se deve tem em mente é que a dívida deve ser cobrada.
Parece óbvio, mas muitas vezes não é o que acontece.

A possibilidade de se receber é muito maior quando a cobrança é feita com rapidez.
Existem técnicas que indicam que a cobrança deve ser iniciada no dia seguinte ao atraso.
A partir deste dia a cobrança deve ser efetuada sequencialmente,  em períodos de tempo que variam de acordo com o cliente, sendo que a intensidade e rigidez deve aumentar progressivamente.

Acontece que quando o cliente encontra-se em dificuldades financeiras, irá quitar quem está cobrando primeiro.
Com o passar do tempo, aumentando sua possibilidade de insolvência, os credores retardatários não serão pagos.

É muito mais fácil receber logo no início. Com o passar do tempo, a possibilidade de acordo se torna mais complexa com possibilidade de amargar o prejuízo.

Porém como dissemos para que você tenha sucesso é necessário que conheça todas as técnicas envolvidas durante o ciclo da cobrança.

Para saber mais sobre cobrança recomendamos que clique aqui,  porque assim você vai conhecer a obra Vendi e Não Recebi. Este material contém inúmeras dicas sobre cobranças, modelos de fichas de clientes, emails para cobranças e contratos de prestação de serviços.

No próximo boletim informativo, estaremos trazendo mais dicas para você.

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A Importância do E-mail nos negócios

Existem atualmente bilhões de contas de e-mail em todo o mundo.
Este meio de comunicação está consolidado, como o método que mais troca mensagens entre pessoas e empresas.

Diferente dos e-mails pessoais, os e-mails utilizados em negócios possuem algumas características próprias.
Este tipo de e-mail deve ser formal e possuir objetividade no seu conteúdo.

Embora possa estar havendo declínio no uso de e-mails pessoais, em detrimento da comunicação através de  redes sociais e aplicativos móveis, no caso dos e-mails corporativos o seu uso está consolidado.

Abaixo daremos algumas dicas, extraidas do e-book 100 e-mails Comercias que irá auxiliá-lo na tarefa de elaborar seus e-mails.

Corpo do e-mail
O corpo do e-mail deve conter a mensagem, sempre de forma simples e direta.
No primeiro parágrafo, procure explicar de imediato o objetivo da mensagem, que deve ser a mais curta possível.
Normalmente as mensagens longas, não são totalmente lidas.

Formato do texto
Sempre que possível, use apenas o  modo texto no corpo do e-mail. O formato html pode ser lido, em quase todos os programas de e-mails, porém alguns mais antigos ainda possuem dificuldade em sua interpretação. Evite usá-lo, se você quer ter certeza que sua mensagem vai ser lida.
Evite também utilizar abreviações e gírias no envio de e-mails comerciais.

Tamanho do texto
Email-s profissionais são diferentes de e-mails pessoais.
É importante que o texto seja o mais curto possível, indo direto ao assunto.
A experiência mostra que textos muito longos e sem objetividade não são totalmente lidos.

Letras maiúsculas
Nunca escreva palavras com todas as letras MAIÚSCULAS no seu email. O seu uso indica que você está gritando e isso é inadmissível em emails comerciais. Esta é a regra.

Acentos
Não utilize acentos em mensagens enviadas para o exterior, principalmente, para países que não possuem acentuação em sua ortografia.
Embora a maioria dos softwares tratem os caracteres especiais corretamente, isso não é uma regra.
Então, só use acentos se tiver certeza, que o texto não chegará distorcido.

Imagens
Atualmente a maioria dos leitores de e-mails, bloqueiam a leitura de imagens para remetentes não cadastrados.
Caso seja necessário inserir uma imagem no corpo do e-mail é fundamental  atribuir um texto alternativo (atributo ‘alt’ da tag ) . Sempre que o e-mail for aberto com as imagens bloqueadas, o texto alternativo será exibido em seu lugar, permitindo a compreensão da mensagem.

Gostou? Então clique aqui e assista o vídeo completo, sobre o e-book 100 e-mails Comercias.
São 100 e-mails utilizados em negócios, que servirão para que você responda praticamente, todas as mensagens recebidas.
Sem perda de tempo e sem erros.

No próximo boletim informativo, estaremos trazendo mais dicas para você.

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Uma Forma Rápida, Fácil e Barata de Conseguir Dinheiro

Crowdfunding é uma nova forma de financiamento, que vem sendo amplamente utilizada em todo o mundo, para captar dinheiro através da internet.

O primeiro site do gênero surgiu em 2008  nos Estados Unidos e teve sucesso imediato. Hoje são milhares e a captação de dinheiro já ultrapassou a casa de U$ 35 bilhões.

Embora a maioria destes financiamentos estejam concentrados nos Estados Unidos e na Inglaterra, existem muitas iniciativas de sucesso no Brasil, atingindo a captação de milhares de reais.

Você define quanto precisa de dinheiro e publica o projeto.
Pode ser R$10 mil, 100 mil ou 1 milhão.
Existem uma infinidade de casos de sucesso que levantaram estas quantias em um prazo de alguns dias.
Segundo a empresa The Crowdfunding Center, que monitora as atividades crowdfunding no mundo, o Brasil contempla em média R$ 27 mil por projeto.

Como funciona?

O objetivo é reunir diversas pessoas que possam colaborar com pequenas quantias e, assim, viabilizar uma ideia, um negócio ou um projeto, recebendo em troca uma recompensa.

Pessoas que querem angariar fundos para um projeto, desenvolvimento de produto, doações ou qualquer outra coisa podem utilizar o crowdfunding e criar uma campanha.
Estas campanhas são criadas através de sites específicos, onde você publica o projeto e tem um  prazo para que o e o valor da arrecadação seja atingido.
No final do período, caso a meta seja atingida, é feito o repasse do dinheiro.
Neste momento as recompensas são entregues aos contribuintes.
Se a meta de arrecadação não for atingida o dinheiro é devolvido aos doadores.

Embora música, cinema, teatro, obras sociais, livros e tecnologia sejam as categorias com as melhores taxas de arrecadação, o crowdfunding pode ser utilizado para captação de dinheiro em qualquer atividade.
As pessoas tendem a apoiar idéias criativas e inovadora, em particular onde a campanha oferece, como recompensa coisas exclusivas.
Este pode ser um motivador muito poderoso.

No formato descrito acima este tipo de investidor não costuma se tornar sócio.
No entanto, pequenos empresários estão começando a reconhecer o potencial desta fonte de financiamento.
Existem fortes movimentos de uso de crownfunding nas mais diversas modalidades de financiamento e com modelos diferentes dos adotados inicialmente, como financiamento de empresas e lançamentos no mercado imobiliário.

Gostou? Então clique aqui e saiba mais, porque assim você irá conhecer a obra Dinheiro para o Seu Negócio, que explica passo a passo como utilizar este novo modelo e conseguir o dinheiro que precisa.

No próximo boletim informativo, estaremos trazendo mais dicas para você.

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