Na parte 1 deste Post abordamos os itens abaixo:
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Nesta segunda parte iremos abordar:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Controle de Contas a Receber:
Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:
Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes;
Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.

Obs.: Quando o cliente não pagar na data do vencimento, como foi o caso da Criativa, verifique o histórico do cliente (controle individualizado – modelo: Anexo 4A), para analisar as providências que deverão ser tomadas.

Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética.

Essa organização fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e vendas. Tal procedimento fornece dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras.

Obs.: Preparamos somente um modelo do controle individual de clientes. Na sua empresa, você precisa preencher uma ficha para cada cliente.

Controle de Contas a Pagar:
Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros.
Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana,
quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens:
Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

Obs.: Quando a empresa não conseguir pagar todos os compromissos em determinado dia, negocie um novo prazo de pagamento junto ao credor e reprograme a data do pagamento.

Controle Mensal de Despesas:
Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até, a tomada de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados.

Controle de Estoques:
Controlando os estoques existentes na sua empresa, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque.
O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
O montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
As quantidades em cada item de estoque;
A quantidade e custo das mercadorias vendidas;
Os estoques sem movimentação;
A necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.

REFLEXÕES:
A sua empresa já tem controles financeiros? Se você já mantém esses controles organizados e atualizados, e faz uso deles para tomada decisões, parabéns!
Mas, se você ainda não controla as finanças de sua empresa de forma adequada, chegou o momento de organizar os controles financeiros. Eles serão úteis para as decisões empresariais.
Será que podemos tomar decisões acertadas sem informações confiáveis?
Pense nisso!
Os controles que você começou a praticar são de fundamental importância para o dia a dia da empresa. Podemos dizer que as informações geradas com esses controles representam o primeiro estágio para a gestão do capital de giro.
Nas empresas de pequeno porte, quando conseguimos administrar o capital de giro de maneira eficiente resolvemos basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Software para Controle Financeiro:

Recomendamos que clique aqui e conheça o Software de Controle Financeiro desenvolvido pela empresa ControleNaNet. Este software permite o Controle das contas a pagar, contas pagas, contas a receber, contas recebidas e fluxo de caixa.

Caso tenha algum assunto de seu interesse que ainda não publicamos, é só deixar um comentário.

Este Post está dividido em duas partes. Nesta primeira parte iremos abordar
Controle Diário de Caixa
Controle Bancário
Controle Diário de Vendas

Na segunda parte:
Controle de Contas a Receber
Controle de Contas a Pagar
Controle Mensal de Despesas
Controle de Estoques

Organizando os Controles Financeiros – Parte 1

Não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram a prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

Qual é o valor total a receber dos clientes?
Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
Qual é o montante em atraso?
Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.
Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.

Controle Diário de Caixa:
Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.
A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
Controlar os valores depositados em bancos;
Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis;
Controlar e analisar as despesas pagas;
Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Controle Bancário:
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta
(tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone,
entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer;
a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes,
inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

Controle Diário de Vendas:
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à
vista foram registrados no caixa);
Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Dar informações para compras e fluxo de caixa.

Fonte: Manual Como Elaborar Controles Financeiros – SEBRAE

Software para Controle do Movimento do Caixa:

Recomendamos que clique aqui e teste gratuitamente o Software de Movimento do Caixa desenvolvido pela empresa ControleNaNet. Este software permite o Controle Total do Caixa, possui Plano de Contas Flexível e permite efetuar Lançamentos Retroativos.
O Fechamento pode ser feito por qualquer período e possui
Relatórios e Gráficos, diários, mensais ou anuais.

Leia também:
Organizando os Controles Financeiros – Parte 2